Skype üzerinden çağrı yönlendirme işleminde sık yapılan hataları öğrenmek için doğru yerdesiniz! Bu yazımızda, size en yaygın hataları ve bunların nasıl önlenebileceğini anlatıyoruz. Hem Skype'ta hem de diğer iletişim uygulamalarında hatasız çağrı yönlendirme yapmak için mutlaka okuyun.

Skype, iş dünyasında oldukça popüler bir araçtır ve birçok şirket müşteri hizmetleri, satış ve iletişim için Skype kullanmaktadır. Ancak, Skype üzerinden çağrı yönlendirirken bazı yaygın hatalar yapmak müşterilerin daha fazla zaman ve para harcamasına neden olabilir.

Örneğin, çağrıları manuel olarak yönlendirmek santral veya yönlendirme kuralları oluşturmadan çağrıları yönlendirmekten daha fazla hata yapılmasına neden olabilir. Yanlış numaralar kullanmak, müşterilere uygun bilgi verilememesine veya işletmenin itibarının zarar görmesine neden olabilir.

Yalnızca bir numara kullanmak, müşterilerin doğru departmana veya kişiye yönlendirilmemesine neden olabilir. Doğru departmanlar için uygun numaralar seçmemek, müşterilerin doğru bilgiye erişememesine, gereksiz bekleme sürelerine ve işletmenin itibarının zarar görmesine neden olabilir. İş saatleri veya tatillerde uygun olmayan numaraları seçmek, müşterilerin gereksiz bekleme süreleri yaşamasına ve işletmenin itibarını düşürmesine neden olabilir.

Ek olarak, yönlendirme kurallarında değişiklik yapmadan önce kesinti olmayacağından emin olmak önemlidir. Çağrı yönlendirmede zaman aşımının olması, müşterilerin telefonda beklemek zorunda kalması ve sonuçta çağrının düşmesine neden olabilir. Gereksiz bekletme süreleri, müşterilerin sabrını test eder ve işletmenin itibarını düşürür.

Mevzuata uygun olmayan yöntemler kullanmak, işletmenin yasal sorunlar yaşamasına neden olabilir. Müşterilerden önceden izin almadan kaydetmek, kişisel gizlilik ihlallerine neden olabilir ve işletmenin itibarını düşürebilir. Skype üzerinden çağrı yönlendirirken bu yaygın hatalardan kaçınmak önemlidir.

Santral veya Yönlendirme Kuralları Oluşturmadan Aramaları Yönlendirmek

Çağrıların yönlendirilmesi işlemi, işletmede işlerin düzenli yürümesi açısından oldukça önemlidir. Ancak, santral veya yönlendirme kuralları oluşturmadan çağrıları manuel olarak yönlendirmek ciddi sorunlara neden olabilir. Manuel yönlendirme işlemi sırasında çağrıların kaybolması gibi ciddi sorunlar ortaya çıkabilir. Ayrıca, gereksiz bekletme süreleri yaşanabilir ve yanlış yönlendirme yapılarak, çağrıların doğru kişiye ulaşması engellenebilir.

Çağrıların yönlendirilmesinde yapılacak en iyi tercih, santral veya yönlendirme kuralları oluşturmak olacaktır. Bu sayede, çağrılar doğrudan hayati önem taşıyan departmanlara yönlendirilebilir ve gereksiz bekletme süreleri azaltılabilir. Ayrıca, müşteri deneyimi de arttırılabilir. Yönlendirme kuralları, şirketin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir ve ihtiyaç halinde güncellenebilir.

Eğer işletmenizde santral veya yönlendirme kuralları oluşturacak kaynak yoksa, çağrı yönlendirme hizmeti veren şirketleri tercih edebilirsiniz. Bu sayede çağrılar doğrudan doğruya ilgili departmana yönlendirilir ve işletmenizde verimlilik artar.

Çağrı Yönlendirmede Yanlış Numaralar Kullanmak

İşletmeler, müşterilerine hızlı ve doğru hizmet sunabilmek için Skype üzerinden çağrı yönlendirmesi yapmaktadırlar. Ancak, yanlış numaralar kullanmak, müşterilere istedikleri hizmeti sunamama riskini beraberinde getirir. Doğru bir yönlendirme olmadığı için müşteriler, işletmenin itibarının zarar göreceği ve kaybedilen zamanın telafi edilemeyeceği düşüncesine kapılabilirler.

Numara yönlendirmesi yaparken, doğru departmana veya kişiye yönlendirme yapmak oldukça önemlidir. Yanlış yönlendirme, müşterilerin sorunlarının çözülememesine ve işletmenin hizmet kalitesinin düşük olduğu düşüncesinin yayılmasına neden olabilir.

Bir diğer önemli faktör ise çağrıları tekrar tekrar yönlendirmektir. Müşterilerin istemeden farklı departmanlara yönlendirilmesi gereksiz bekleme süreleri yaşanmasına neden olur. Bu durumda, müşteriler işletmenin verimli bir şekilde çalışmadığı düşüncesine kapılabilirler.

Sonuç olarak, doğru yönlendirme yapmak ve yanlış numaralar kullanmaktan kaçınmak, işletmenin müşterileri ile iyi bir ilişki kurmasına yardımcı olur. İşletme, doğru numaralarla çağrı yönlendirmesi yaptığında, müşterilerine kişisel bir hizmet sunma imkânı bulur ve bu da işletmenin itibarının artmasını sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular İçin Yalnızca Bir Numara Kullanmak

Birçok işletme, müşterilerin sıkça sorduğu sorular için bir numara belirler ve tüm sorular o numaradan cevaplanır. Ancak, bu strateji doğru bir yönlendirmeyi garanti etmez. Çünkü müşterilerin soruları farklılık gösterebilir ve doğru departmana veya kişiye yönlendirilmeleri gerekir.

Bunun yerine, işletmelerin müşterilerin soruları için farklı departmanlar belirleyerek her departman için ayrı bir numara sağlaması daha etkili olabilir. Bu sayede müşteriler doğru departmana veya kişiye yönlendirilir ve daha hızlı bir hizmet alır. Tabii ki bu yöntemin başarıya ulaşabilmesi için her departman için ayrı bir numara belirlemek ve bu numaraları açıkça belirtmek gerekmektedir.

• Farklı departmanlar için numaralar belirleyin
• Numaraları açıkça belirtin
• Müşterilerin doğru departmana veya kişiye yönlendirilmesini sağlayın

Bir numara kullanmak, müşterilerin doğru departmana veya kişiye yönlendirilmemesine neden olabileceği için bu konuya özen göstermek gerekmektedir.

Doğru Departmanlar İçin Numara Seçmemek

Doğru departmanlar için uygun numaralar seçmek, işletme için çok önemlidir. Yanlış numara, müşterilerin doğru bilgiye erişememesine, gereksiz bekleme sürelerine maruz kalmasına ve işletmenin itibarının zarar görmesine neden olabilir. İlgili departmanlar için doğru numaraların seçimi, müşteri deneyimini iyileştirebilir ve işletmenin itibarını artırabilir.

Şirketler, genellikle sadece bir numara sağlar ve müşterileri yönlendirmek için ilgili departmanlara düzgün bir numara seçmezler. Bu, müşterilerin doğru departmana yönlendirilmesini engelleyebilir, işletmenin itibarını etkileyebilir ve müşterilerin gereksiz bekleme sürelerine maruz kalmasına neden olabilir.

Bu nedenle, işletmelerin, müşteri deneyimini geliştirmek ve itibarlarını korumak için departmanları göz önünde bulundurarak uygun numaralar seçmeleri önemlidir. Bununla birlikte, ilgili numaraların yanı sıra, müşterilere sıklıkla sorulan sorular gibi farklı seçeneklere de erişim sağlamak yararlı olabilir. Bu, müşterilerin sorularına hızlı ve doğru cevaplar almasını sağlarken, işletmenin itibarının artmasına da yardımcı olabilir.

Çalışma Saatlerine ve Tatillere Uygun Olmayan Numaraları Seçmek

Çalışma saatleri veya tatillerde müşterilerin uygun olmayan bir zamanda aramaları durumunda, uygun olmayan numaraların seçilmesi işletme için büyük bir sorun teşkil edebilir. Müşterilerin gereksiz beklemeleri nedeniyle rahatsızlık yaşaması, işletmenin itibarını düşürebilir ve müşteri memnuniyetini azaltabilir. Bu nedenle, işletmelerin çalışma saatlerine ve tatillerine uygun numaraları seçmeleri çok önemlidir.

Numaraları seçmek için, işletmelerin öncelikle çalışma saatlerini ve tatil günlerini dikkate almaları gerekmektedir. Uygun numaralar seçerken, işletmelerin müşteri hizmetleri veya satış departmanlarının çalışma saatleri hakkında bilgi vermeleri özellikle önemlidir. Ayrıca, tatil günlerinde işletmenin kapalı olduğu zamanlarda otomatik yanıtlayıcının kullanılması da müşteri memnuniyetine katkıda bulunacaktır.

• Çalışma saatleri ve tatiller hakkında net bilgi verin.
• Uygun olmayan numaraları seçmemeye çalışın.
• Otomatik yanıtlayıcı kullanın.

İşletme sahipleri, müşterileri aradığında en kaliteli hizmeti sunmak için bu adımları atmalıdırlar. Müşterilerin beklemesi gerektiği zamanlarda, uygun bir müzik veya rahatlatıcı bir mesaj gibi küçük dokunuşlar yapılması, müşteri memnuniyetini de artıracaktır. Sonuç olarak, müşterilere işletmenin iş saatleri ve tatil günlerine uygun olmayan numaralar sağlamak, müşteri memnuniyetinde ve işletme itibarında sorunlara neden olabilir.

Yönlendirme Kurallarında Değişiklik Yapmamak

Çağrı yönlendirme kuralları oluşturmak ve düzenlemek bir işletme için oldukça önemlidir. Ancak, yönlendirme kurallarının değiştirilmesi gerektiğinde, bu değişikliklerin müşterilere herhangi bir kesinti yaşatmaması gerekmektedir. Aksi takdirde, müşteriler çağrılarına yanıt alamama ve işletmenin hizmet kalitesi hakkında olumsuz düşüncelere sahip olma gibi sorunlar yaşayabilir.

Bu nedenle, yönlendirme kurallarında yapacağınız değişiklikler öncesinde, kesinti olmayacağından emin olmanız gerekmektedir. Yönlendirme kurallarında yapacağınız değişiklikler müşterilerin hizmet almasını engellememeli ve işletmenin itibarına zarar vermemelidir.

Bunun için, yönlendirme kurallarında yapacağınız değişiklikler öncelikle test edilmeli ve olası sorunlar belirlenmelidir. Böylece, müşterilerin çağrılarına yanıt verememe veya uzun bekleme süreleri yaşama gibi sorunlarla karşılaşmalarının önüne geçilebilir.

Çağrı Yönlendirmede Zaman Aşımı

İşletmelerin diğer bir yapmış oldukları hata ise çağrı yönlendirmede zaman aşımını hesaba katmamak ve müşterileri boşuna bekletmektedir. Yönlendirme sürecinde belirli bir süre içerisinde yönlendirmenin yapılamaması, müşterilerin telefonda beklemek zorunda kalması ve sonuçta çağrının düşmesine neden olabilir.

Özellikle yoğun çağrı trafiğine sahip işletmelerde, bekletme süreleri esnek hale getirilerek daha iyi bir kullanıcı deneyimi sunulmalıdır. İşletme, müşterilerin bekletme sürelerinin azaltılması ve yönlendirme süreçlerinin hızlandırılması için bir dizi yöntem uygulayarak müşterilerine daha iyi bir hizmet sunabilir.

• Çağrı yönlendirmesi sırasında müşterilere beklemeleri hakkında bilgi verin.
• Mümkün olduğunca müşteri sorularını en kısa sürede yanıtlayın.
• Belirli bir bekleme süresinden sonra, müşterilere aramalarının önemli olduğunu ve işletmenin kendileri için uygun olan zamanlarda geri döneceğini söyleyin.
• Çağrıların karmaşıklığına bağlı olarak, işletme, otomatik yönlendirmeyi kullanarak müşterileri doğru departmana yönlendirmeyi sağlayabilir.

Doğru yönlendirme ve bekletme sürelerinin azaltılması, müşterilerin memnuniyetini artırır ve işletmenin itibarını yükseltir. İşletmeler, müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılamak için çaba gösterdikleri sürece, başarılı bir itibar ve müşteri bağlılığı oluşturabilirler.

Gereksiz Bekleme Süreleri Belirlemek

Çağrı yönlendirme sürecinde, müşterilerin gereksiz bekleme süreleri yaşaması, işletmenin itibarını zedeleyen önemli faktörlerden biridir. Eğer çağrı yönlendirme sistemi, müşterilerin hızlı bir şekilde işlerini halletmelerine yardımcı olmuyorsa, müşteriler tatminsizlik hissi duyar ve daha sonra başka bir işletmeye giderler. Bu nedenle, işletmelerin çağrı yönlendirme kurallarını düzenlerken müşterilerin beklemesi gereken zamanı en aza indirmesi çok önemlidir.

Gereksiz bekletme süreleri, müşterilerin sabrını ve zamanını test eder. Eğer müşteriler, çağrıya bağlanmadan önce uzun süre beklerlerse, işletmenin itibarı onların gözünde düşük düşer. Çağrı yönlendirme sistemleri bu nedenle mümkün olduğu kadar hızlı ve verimli olmalıdır.

Ayrıca, bekletme süresini en aza indirmek için, yönlendirme sistemleri iyi tasarlanmış olmalıdır. Örneğin, doğru departmana yönlendirmek için, müşterilerin ne kadar beklemesi gerektiğine dair bir ipucu vermeliyiz. Yönlendirme sistemleri ayrıca, bir çağrının sahte bir yönlendirmeden kaynaklandığını tespit etmeli ve müşteriyi uygun departmana yönlendirmelidir.

Gereksiz bekletme süreleri, işletmelerin itibarını düşürebileceği için, çağrı yönlendirme süreçlerinin en kritik noktalarından biridir. İşletmeler, müşteri memnuniyetini artırmak için çağrı yönlendirme sistemlerini sürekli olarak güncellemeli ve geliştirmelidir.

Çağrıları Otomatik Olarak Yönlendirmek

Çağrı yönlendirme işlemleri sırasında otomatik yönlendirme seçeneği, işletmeler için oldukça avantajlıdır ve tehlikeleri de beraberinde getirir. Otomatik yönlendirme seçeneğinin, doğru departmana yönlendirmeyebileceği ve dolayısıyla müşterilerin doğru bilgi almasını engelleyebileceği unutulmamalıdır.

Otomatik yönlendirme seçeneği ile birlikte, müşteri hizmetleri birimlerinde kullanılan özellikler arasında sanal asistanlar ve sesli yanıt sistemleri yer almaktadır. Bu özelliklerin doğru şekilde yapılandırılmaması halinde, müşterilerin doğru departmana yönlendirilmediği ve yanlış bilgi aldığı görülmüştür. Ayrıca otomatik yönlendirmenin gereksiz ve uzun menülerle müşterileri sıkmaması da önemlidir.

Bununla birlikte, otomatik yönlendirme seçeneği doğru şekilde yapılandırıldığında müşteri memnuniyetine önemli katkı sağlar. Örneğin, müşterilerin ihtiyaçları doğrultusunda, doğru departmana yönlendirilmesi hızlı ve etkili çözümlerin sunulmasına olanak sağlar. İşletmelerin doğru bilgi ve yönlendirmeler sağlaması, müşterilerin işletmelerine olan güvenini artırır ve marka itibarını korur.

Çağrıları Kaydetmek İçin Yanlış Yöntemleri Kullanmak

Çağrıların kaydedilmesi, müşteri hizmetleri ve satış işlemlerinde önemli bir rol oynar. Ancak, kaydetmek için yanlış yöntemler kullanmak, işletmelere ciddi mevzuat sorunları yaşatabilir. Öncelikle, müşterilerin çağrıların kaydedileceği konusunda bilgilendirilmesi gereklidir. Aksi takdirde, kişisel gizlilik ihlalleri yaşanabilir. Müşterilerden önceden izin alınmadan kaydetmek, işletmenin itibarını düşürebilir.

Ayrıca, kaydedilen çağrıların saklanması ve korunması ciddi bir güvenlik sorunudur. Yanlış yöntemler kullanarak kaydetmek, müşteri bilgilerini tehlikeye atabilir. Kaydedilen verilerin tehlikeye atılmaması için, saklama süresinin ve kaydetme yöntemlerinin belirlenmesi gerekmektedir.

Bununla birlikte, çağrıların kaydedilmesi işletmeler için yasal bir zorunluluktur. Mevzuata aykırı olarak kaydetmek, işletmeleri ciddi yasal sorunlarla karşı karşıya bırakabilir. Bu nedenle, işletmelerin yasalara uygun şekilde kaydetme yöntemleri belirlemeleri ve çağrıların saklanması için güvenli bir alan sağlamaları gereklidir.

Mevzuata Uymayan Yöntemleri Kullanmak

Müşterilerin aramaları kaydedilirken, işletmelerin mevzuata uymaları önemlidir. Mevzuata uygun olmayan yöntemler kullanmak, işletmenin yasal sorunlar yaşamasına neden olabilir. Özellikle, müşterilerin aramalarının kaydedilmesi sırasında, bölgesel veya ulusal kanunları ihlal etmekten kaçınılmalıdır.

Bu durum, özellikle dünya genelinde hükümetler kişisel verilerin korunması konusunda daha sıkı düzenlemeler yaparken, işletmelerin karşı karşıya kalabileceği yasal sorunları artırabilir. İşletmelerin müşterilerin gizliliğini korumak ve verilerin güvenliğini sağlamak için gereken önlemleri alması hayati önem taşımaktadır.

Mevzuata uygun olmayan yöntemler, işletmelerin yalnızca yasal sorunlar yaşamasına neden olmayabilir, aynı zamanda müşterilerin de güvenini kaybetmelerine neden olabilir. Müşterilerin özel bilgileri, işletmelerin koruma altında tutması gereken değerli bir varlıktır. Bu nedenle, işletmelerin müşterilerinin güvenliği konusunda hassas olmaları ve mevzuata uygun hareket etmeleri gerekmektedir.

Müşterilerden İzin Almadan Kaydetmek

Müşterilerden önceden izin almadan çağrıları kaydetmek, işletmenin yasal sorunlar yaşamasına ve müşterilerin özel hayatına karışmak anlamına gelebilir. Kaydedilen bu bilgilerin kötüye kullanımı, birçok ülkede yasaklanmıştır ve ciddi tazminat davalarına neden olabilir.

Ayrıca, müşterilere kaydedilmek için önceden izin verilmediği takdirde, işletmenin itibarı da ciddi şekilde zarar görebilir. Çünkü müşteriler, kendilerine saygı duyulmadığından dolayı işletmeyi terk edebilirler veya olumsuz yorumlarıyla işletmenin itibarını zedeleyebilirler.

Müşterilere çağrıların kaydedileceğine dair açık bir bildirimde bulunmak, işletmenin yasal olarak korunmasını ve müşterilerin gizlilik haklarının korunmasını sağlayacaktır. Bu nedenle, işletmelerin kayıt politikalarını ve mevzuatı iyi anlaması ve müşterilere açık bilgi vermesi önemlidir.

Ayrıca, işletmelerin kaydedilen çağrıları saklama süresi konusunda da dikkatli olmaları gerekmektedir. Müşterilerle olan etkileşimlerin uygun sürelerde güvenli bir şekilde saklanması, işletmelerin yasal olarak sorun yaşamasını önler ve müşterilerin gizliliğini korur.