Telefon görüşmelerinde profesyonel olmak için ipuçları olarak, etkili bir iletişim için öncelikle doğru tonlama ve etkili ses kullanımı önemlidir. Ayrıca, doğru sözlü iletişim becerileri ve karşı tarafın mesajını doğru anlama yeteneği, telefonda profesyonel olmanın en önemli unsurlarındandır. Bu yazımızda, telefonla iletişim sırasında dikkat edilmesi gereken püf noktaları ele alacağız.
Telefonda profesyonel olmak, iş hayatında oldukça önemli bir konudur. İş dünyasında, telefonda verilen hizmet kalitesi ve sunum, bir şirketin itibarı açısından son derece önemlidir. Bu nedenle, telefonda profesyonel olmak için bazı ipuçları ve öneriler bulunmaktadır.
Telefonla görüşme sürecinde karşı tarafa kendinizi doğru bir şekilde ifade etmek, karşılıklı anlayış ve güvenin inşası açısından önemlidir. Bunun için telefonda kullanacağınız tonlama oldukça önemlidir ve doğru bir tonlama ile görüşmeye başlamanız işinizin kolaylaşmasını sağlayacaktır.
Bir diğer önemli nokta ise, herhangi bir araştırma veya proje hakkında bilgi verirken, rakam ve istatistikleri doğru bir şekilde sunabilmektir. Bu sayede, karşı tarafın projeye veya araştırmaya daha iyi bir şekilde hakim olması sağlanır.
Telefonla hizmet veriyorsanız, ortalama hizmet sürenizi karşı tarafa söylemek de oldukça önemlidir. Özellikle yoğun telefon trafiği olan işletmelerde çalışıyorsanız, mümkün olduğunca hizmet verme sürenizi kısaltmak için çaba göstermelisiniz. Ayrıca, müşteriye hizmet süresi hakkında bilgi vererek, müşterinin beklemesi gereken süre konusunda bilgilendirmeniz tanıtıcılık açısından önemlidir.
- Hizmet verme sürenizi kısaltın
- Karşınızdakini bilgilendirin
Telefonla hizmet verirken kendinizi rehberiniz veya bilgi kaynağı olarak düşünmek yerine, müşteriyi yönlendirmeye özen göstermelisiniz. Müşterilere en hizmet verimli şekilde yardım edebilmek için konunuzda uzmanlaşarak, müşterinin ihtiyaçlarını doğru analiz edebilirsiniz. Ayrıca, karşınızdakinin ihtiyaçlarını karşılayamadığınız noktalarda yardım istemekten çekinmeyin.
- Mükemmel bir şekilde rehberlik yapın
- Gerektiğinde yardım isteyin
Müşteriyle yapacağınız telefon görüşmesinde, konuşmanın akışını kontrol etmek de oldukça önemlidir. Bu nedenle, SOS (Sessizlik, Oyalama, Soru) yaparak, müşteriyi en iyi şekilde yönlendirebilirsiniz. Müşteriye soru sorduktan sonra beklemek size garip gelebilir ancak verdiği cevaba yoğunlaşması için sessiz kalmanız önemlidir. Müşteriye geri dönüş yapmadan önce ise kısa bir süreliğine oyalama yaparak, ne söyleyeceğinizi düşünebilirsiniz. Ayrıca, müşteriye doğru sorular sormak, doğru bilgiyi almanızı ve müşterinin işine yarayacak bilgileri doğru şekilde sunmanıza yardımcı olacaktır.
- Sessizlik
- Oyalama
- Soru
Bu ipuçlarına dikkat ederek, telefonda profesyonel olabilir ve iş hayatında daha etkili bir iletişim kurabilirsiniz.
Doğru Tonalite ile Başlayın
Telefonla iletişimde doğru tonlama oldukça önemlidir. Özellikle, ilk izlenim son derece önemlidir ve doğru tonlamayla başlamak işinizi kolaylaştırabilir. Doğru tonlama yaparak, karşı tarafa profesyonel bir şekilde yaklaşabilir, onun güvenini kazanabilirsiniz. İletişim kuracağınız kişinin durumunu ve ihtiyaçlarını analiz ederek, doğru tonlama ile konuşmanıza başlayabilirsiniz.
Bir diğer önemli konu ise, telefonla iletişim kurarken mutlaka gülümseyin. Gülümseme, sesinizde olumlu bir etki yaratır ve karşı tarafa samimi bir yaklaşım sergilediğinizi gösterir. Bu da güven yaratır ve telefondaki konuşmalarınızın daha verimli geçmesini sağlar.
Doğru tonlama konusu kadar, konuşmanın devamında da dikkatli olmak gerekiyor. İletişim kurduğunuz kişiye karşı her zaman saygılı ve anlayışlı olun. Empati kurarak, onun ihtiyaçlarını doğru analiz edin ve çözüm önerileri sunun. Bu sayede, işini kolaylaştırabilir ve onun memnuniyetini sağlayabilirsiniz.
Rakam ve İstatistiki Bilgileri Gözünüzün Önünde Tutun
Araştırmalar ve projeler hakkında bilgi verirken, rakamlar ve istatistikler güçlü bir etkiye sahip olabilir. İstatistikler, bilgi kaynağının sağlamasını destekler ve konunun ciddiyetini gösterir. Böylece, doğru bilgiler sunarak güvenilirliğinizi arttırabilirsiniz.
Bunun için, önemli istatistikleri önceden hazırlayarak veya not alarak görüşmenizi yapabilirsiniz. Bu da zaman kazanmanızı sağlayacaktır. Ayrıca, müşteriye veya arayan kişiye istatistikleri okurken doğru vurguyu kullanmaya özen gösterin. Sadece sayıları okumayın, bunları yorumlayarak müşteriye doğru bilgi verin.
İstatistikleri açıklayarak, müşteriye bilginin önemini ve gerekliliğini gösterebilirsiniz. Ancak bunu yaparken, sıkıcı hale getirmeden ilgi çekici bir şekilde sunmayı ve mümkün olduğunca anlaşılır olmasına özen gösterin.
Ayrıca, istatistikleri daha iyi anlatmak için tablo veya grafikler kullanabilirsiniz. Bu sayede istatistikleri daha görsel hale getirerek müşterinin konuya daha iyi odaklanmasını sağlayabilirsiniz. Bununla birlikte, istatistikleri çok fazla kullanmaktan kaçının. Sayılar müşteri için anlamlı olmalı, ancak sayılarla dolu bir konuşma sıkıcı ve anlaşılmaz olabilir.
1. Hizmet Verme Sürenizi Karşı Tarafa Söyleyin
Herhangi bir telefon görüşmesinde ilk izlenim önemlidir. Bu nedenle, telefon yoluyla müşteri hizmeti veriyorsanız, ortalama hizmet sürenizi karşı tarafa söylemek oldukça önemlidir.
Çoğu müşteri, hizmet verme süresi hakkında bilgi almak isteyecektir. Onların beklentilerini karşılamak için, onlara ne kadar sürede hizmet verebileceğinizi net bir şekilde söyleyin. Bu, onların sabırlarını test etmemiş ve işinizi daha kolay hale getirmiştir.
Bununla birlikte, telefon trafiği yoğun bir işletmede çalışıyorsanız, hizmet verme sürenizi mümkün olan en kısa sürede yapmak önemlidir. Çünkü her geçen saniye zamana, beklenti artar ve müşteri sabırsızlanır. Ayrıca, müşterilerinize hizmet sürenizi söylemek, sizin profesyonel bir hizmet verdiğinizi gösterir.
Müşterinize hizmet süresi hakkında bilgi verirken, doğru bilgiyi sunmak için notlar alabilirsiniz. Bu, müşterilerle yapılan tüm görüşmelerde işinizi kolaylaştıracaktır. Ayrıca, müşterilerinizin hizmet sürecinde beklemesi gereken süreyi bilmeleri, onların işlerini daha iyi planlamalarını sağlayacak ve sizi daha verimli hale getirecektir.
Sonuç olarak, telefon hizmetleri verirken, karşı tarafın beklentilerini karşılayacak şekilde hizmet verme sürenizi söylemek oldukça önemlidir. İşletmenizin veya kuruluşunuzun telefon hizmeti faaliyetlerinde başarılı olmak istiyorsanız, müşterilere en iyi hizmeti sağlamak için bu tür stratejileri uygulamak en önemli hususlardan biridir.
1.1 Hizmet Sürenizi Kısaltın
Telefon trafiği yoğun olan bir işletmede çalışıyorsanız, müşteri hizmeti verme sürenizi mümkün olduğunca kısaltmak, müşterilerinizin memnuniyetini artıracaktır. Bu işlem, müşterilerinize zamanında ve etkili bir şekilde hizmet vermenizi sağlar. Müşterilerinizin beklemesi daha az olduğunda, işletme imajınız etkili bir şekilde yansıtılır.
Bir diğer yöntem ise, müşteri hizmeti için çağrıları otomatik hale getirmektir. Böylece, müşterilerinize daha hızlı hizmet verilmesi sağlanır. Örneğin, müşteri tarafından yapılan bir telefon araması için sistem sesli yanıt vererek müşteriyi yönlendirir. Bu sayede müşterinizin konuya hakim olmasında da yardımcı olabilirsiniz.
Buna ek olarak, müşterilerinize her zaman profesyonel olduğunuzu hissettirmek için konuşurken net ve etkili bir şekilde konuşmalı ve gereksiz yere detaylara girmeden konunun özüne odaklanmalısınız. İşletmenizle ilgili önemli bilgileri önceden hazırlayarak, müşteriye hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verebilirsiniz. Tekliflerinizi ve / veya hizmetlerinizi açıklarken, anlaşılması kolay bir dil kullanmak her zaman faydalıdır.
| Örnekler: |
|---|
| - Teşekkürler, size anlaşmanız için fiyat bilgisini e-posta yoluyla göndereceğim. E-posta'nın teslim edilmesi normalde 24 saat sürer; ödemeyi tamamladıktan sonra işleminizi onaylamaya hazırız. |
| - Anlaşılan, konuyu netleştirdik, şimdi sana bir sunum hazırlayacağım ve sana e-posta yoluyla göndereceğim. Bir kez daha teşekkür ederim ve konuştuğumuz için mutluyum. |